Ou comment travailler de n'importe où et rester agile en toutes circonstances.




La mise en place du télétravail s’est peut-être faite dans l’urgence ? Voici ce à quoi il faudra penser pour le maintenir auprès de vos collaborateurs, dans les meilleures conditions qu’il soit.


 Que ce soit par choix pour montrer la confiance en ses équipes, pour rendre leur quotidien plus facile, moins fatigant, ou que ce soit dû à un cas de force majeur (incendie dans les locaux, confinement sanitaire), la mise en place du télétravail est une étape importante pour une entreprise. Cette démarche peut être abordée différemment en fonction des statuts, mais aussi en fonction des entreprises.Il ne faut pas non plus oublier que si c’est une pratique attendue avec impatience pour bon nombre de salariés, ce mode de travail n’en est pas moins perturbant, tant sur l’organisation interne en entreprise que sur l’organisation personnelle – chez soi. Chez Connexing, le télétravail est mis en place depuis de nombreuses années maintenant. À raison de deux jours par semaine, les collaborateurs travaillent à domicile avec un équipement quasiment identique à celui du bureau.Nous sommes donc convaincus des bienfaits du « Homeworking » sur nos équipes ainsi que sur leur productivité et l’équipe managériale fait entièrement confiance à ses collaborateurs pour rester assidues et disponibles quand ils sont chez eux. En partenariat avec Jabra, nous vous proposons un guide qui permettra aux différents acteurs de l’entreprise d’aborder le travail à distance et ainsi apprivoiser cette tendance qui se développera de plus en plus au fil des années.Nous mettons ici 3 visions du télétravail perçu par différents acteurs :-          Pour les entreprises-          Pour les responsables-          Pour les collaborateursEn effet, la vision de ces types d’acteurs peut être différente, tout comme les attentes et les besoins de chacun d’ente eux. Il est primordial, pour la réussite de la mise en place de ce mode de travail, que chacun ait conscience des besoins et des engagements pris respectivement par chacun. 


Pour les entreprises :
Combien vont couter les infrastructures nécessaires pour les salariés ? Le télétravail doit-il être accordé à l’ensemble des équipes ou faut-il seulement le privilégier pour une partie pour commencer. Et la confiance à apporter, comment l’avoir vraiment ? Resteront-ils concentrés, disponibles et productifs lorsqu’ils sont chez eux ? Comment équiper et mettre en place des systèmes de télétravail pour mes salariés ?Les réponses à ces premières questions sont propres aux besoins spécifiques, ou encore aux structures de l’entreprise. Des sociétés existent pour trouver avec vous des réponses à ces questions.Une fois que les outils et les premiers tests ont été réalisés, les démarches pour réussir la collaboration à distance ne s’arrêtent pas là :

1. Inclure les bonnes personnes dans la mise en place du travail à distance… 

…mais aussi que l’équipe dirigeante vive ce mode de travail.C’est en effet un bon moyen pour connaitre les conditions de travail que vont vivre les équipes, et savoir de quoi ils ont besoin pour assurer correctement leur mission. Un espace numérique de travail entièrement virtuel est primordial pour maintenir les interactions, comme si vos télétravailleurs étaient au bureau. Pour se faire, l’intervention de l’équipe informatique est indispensable. C’est elle qui sera amenée à mettre en place une base de partage dans le cloud, ou un réseau interne accessible à distance pour le partage et le stockage de données. Elle sera aussi le support pour maintenir le bon accès aux plateformes de communication par exemple.

2. Les directives liées au bon fonctionnement du télétravail

Pour maintenir l’efficacité dans le télétravail, les directives à suivre doivent être listées, écrites, et signées par l’ensemble des travailleurs.Sorte de charte du télétravail, il est important de mettre noir sur blanc les conditions d’accès et de maintien du travail à distance : ancienneté, durée du temps de travail à distance par semaine, tout doit être stipulé pour ne pas créer de disparité, de privilège, voire de prise de liberté pour certains.Demandez ICI la charte du télétravail de Connexing.

   

3. Des outils virtuels informatiques oui, mais sans oublier le matériel physique.

Certes, la mise en place des logiciels, de plateformes collaboratives va faire partie des premières choses auxquelles il faut penser. Mais à quoi cela servirait si vos collaborateurs n’ont pas les bons appareils qui vont leur permettre d’avoir du confort lors de leurs journées à domicile.


4. Par la vidéo, comme si tout le monde était présent.

Les interactions spontanées ne sont pas évidentes quand elles se font avec un collaborateur en télétravail. C’est pourquoi bon nombre de plateformes proposent la création de groupes, par services par exemple. Ceci permet alors que personne dans le groupe ne manque une info, qu’elle soit importante ou qu’elle soit juste un partage de son quotidien.Pour casser encore plus les codes du virtuel, beaucoup privilégient la vidéo pour leur réunion. Voir les collaborateurs, leurs expressions, leurs réactions, rend les échanges plus interactifs, un moyen de vivre le moment comme si tout le monde était réuni dans une salle au bureau. Il est même prouvé que tenir une visioconférence renforcerait la communication et permettrait d’en réduire la durée, les participants allant droit au but. 

Une fois le homeworking mis en place, il est nécessaire que l’équipe managériale s’adapte. 

Pour les responsables :

1. Observation, disponibilité, et écoute.


Avant, tout, il faut que le manager soit exemplaire et qu’il reste à l’écoute. Certains se sentiront tout de suite à l’aise pour travailler à distance, d’autres auront besoin d’accompagnement, ou d’aide pour leur organisation quotidienne, tant le télétravail peut être le moteur d’incertitude. Il peut être difficile pour le manager de « faire confiance » à son collaborateur lors des premiers jours de travail à distance néanmoins, cela fait partie du jeu. Vous pouvez même être rassuré, les premiers jours de télétravail riment souvent avec journées intensives, comme si les membres de votre équipe voulaient vous prouver qu’ils ne se sont pas tournés les pouces, et qu’elle a été plus que productive (pas de pause de prise au cas où un appel arrive à ce moment-là ; le statut de disponibilité reste au vert pour montrer que je suis joignable à tout moment). Il ne faut donc perdre de vus que c’est aussi une adaptation à mettre en place pour vos collaborateurs.


2. Le lien hiérarchique à adapter.

Faire confiance est une chose, le montrer en est une autre ! Exit les appels deux fois par jour pour savoir où en est votre collaborateur sur le dossier. Mais si votre besoin de suivi vous rassure, vous pouvez tout simplement faire un point quotidien avec l’ensemble de vos équipes pour que chacun connaisse les missions des autres. Ce genre de brief est souvent porteur d’idées nouvelles ou de plan B pour appréhender la mission de l’un des participants. C’est aussi un moyen de garder vos travails à distance, inclus dans une équipe ou d’autres personnes peuvent être au bureau à vos côtés. C’est un moyen solide pour entretenir les relations professionnelles.


3. Veiller à ce que toute l’équipe puisse s’impliquer.


Les plus introvertis peuvent rapidement se sentir mis à l’écart. Il est donc important pour le manager de les inclure dans les discussions, de leur demander leur avis puisque souvent, ces personnes discrètes ne le donnent pas d’elles-mêmes.Ce qu’il faut retenir en tant que responsable, c’est que l’entreprise a mis à disposition le matériel nécessaire pour que chacun puisse travailler à distance, mais ça ne supprime pas la nécessité d’animer son équipe, et souvent une animation qui doit être modifiée par rapport à celle pratiquée au bureau.

4. S’organiser.

Encore une fois, le responsable doit donner l’exemple. Il est le principal animateur de son équipe à travers ce mode de travail. Néanmoins, il n’est pas pour autant libéré de ses autres missions. Certes, il reste très pris par des appels, des audio ou vidéoconférences, même lors de ses journées en télétravail. Pour que les échanges avec ses équipes restent productifs, il faut que les équipes sachent quand contacter son responsable. Il est donc impératif que le manager donne l’accès à son équipe à son agenda. Ainsi, les collaborateurs sauront quand contacter leur responsable, voir quand programmer un appel qui demanderait plus de temps.Pour autant, si le télétravail est bénéfique pour les entreprises et ces collaborateurs, quand il n’est pas pratiqué 100% du temps à distance, et malgré les moyens et méthodes d’échanges à disposition, il est souvent pertinent de prévoir une journée de travail sur la semaine où l’ensemble de l’équipe est réunie au bureau.

Pour les collaborateurs :

Avant tout, le plus important pour rester efficace en télétravail, c’est de garder ses habitudes de travail du bureau.

1. Délimiter un espace de travail précis, qui ne devra pas être déménagé à la fin de chaque journée.

Dans la mesure du possible, votre espace de travail doit être similaire à celui de votre bureau, pour ne pas changer vos habitudes. Il peut être situé dans une pièce de vie, mais l’espace dédié doit être identifié.

Il faut en effet oublier l’idée de passer sa journée sur la table de la salle à manger ou sur l’ilot de la cuisine. Ces endroits sont sujets à d’autres moments de votre vie et favoriseront la déconcentration au cours de vos journées.

A retenir pour choisir son espace de travail : privilégier une surface de travail ergonomique et choisir un endroit avec le plus de lumière naturelle possible.




2. S’assurer que les outils informatiques resteront performants.

Cela peut paraitre surprenant, mais il est très utile de pouvoir tester les performances potentielles de son équipement informatique avant le premier jour de télétravail. Savoir si la connexion internet est suffisante, si le wifi est bien réceptionné en place de l’espace de bureau choisi, si les logiciels installés et nécessaires au télétravail sont bien supportés à domicile, c’est s’assurer de démarrer le travail à distance dans de bonnes conditions.






3. Organiser sa journée comme celles passées au bureau.

Il est primordial de cadrer sa journée comme si elle se passait au bureau. Bien que l’idée de rester en pyjama soit envisagée, elle doit pourtant être évitée puisque s’habiller constitue la base du lancement de sa journée, comme prendre le temps pour un p’tit déjeuné ailleurs que devant son écran. Garder la même organisation que lorsqu’il faut se rendre au bureau, permet de se préparer mentalement à démarrer sa journée de travail dans les meilleures conditions.

Au cours de la journée, les pauses ne sont pas interdites. Les télétravailleurs en prennent pourtant rarement au début, de peur de louper un appel qui pourrait laisser penser qu’ils ne se sont pas connectés.

 

4. Être absent physiquement, mais pas oralement.

Préserver une bonne communication est LA solution pour que le travail à distance se fasse dans les meilleures conditions. Il est important de rester disponible pour être contacté, mais aussi de vous prévoir des temps réguliers de briefs avec le reste de l’équipe. Partager son planning est aussi la solution pour être sollicité au bon moment.

Jabra et Connexing vous aident à bien appréhender les visioconférences :

Les réunions à distance peuvent être plus difficile à gérer, puisque l’interaction possible en face à face n’est pas aussi naturelle qu’en face à face.

Comment réussir une réunion d’équipe productive lorsqu’elle se passe au travers d’une plateforme collaborative virtuelle ?

1. Activer sa webcam.

Souvent, les participants ne veulent pas activer leur webcam pour ne pas montrer leur intimité aux autres participants (d’autant plus dans l’espace de travail est dans le coin de la chambre). Néanmoins, la vidéo humanise et dynamise beaucoup plus la réunion. Désormais, de nombreuses plateformes collaboratives proposent de flouter l’arrière-plan, comme Mirosoft Teams par exemple.

 

2. Adapter sa communication.

Il n’est pas forcément facile d’y penser, mais en réunion à distance, les temps de pause lors de son élocution sont importants. Contrairement à ce qui se passe naturellement en réunion physique, ils permettent à chacun de prendre la parole pour réagir ou poser ses questions.

 

             

3. L’usage du micro, un réflexe à prendre.

Les micros antibruit permettent aujourd’hui de mettre en avant la voix de la personne qui parle et de réduire les nuisances sonores alentour. Suivant le casque utilisé, cette technologie n’est pas forcément intégrée. Dans ce cas, il sera plus agréable de couper le micro de son casque pour ne pas déranger l’orateur avec votre souffle régulier ou votre chien qui aboie au passage du facteur !

 

4. Sur les outils de « chat ».

Rester réactif aux discussions et au partage de contenus sur les « chats », c’est bien souvent ce qui permettra de ne pas perdre le lien social avec les collègues de travail, et parfois de lâcher prise, ou de faire une pause dans sa réflexion productive.

Enfin pour finir, pour familiariser les équipes aux plateformes collaboratives et maintenir le lien, il est possible d’organiser des apéros virtuels lors des pauses déj, ou à la fin de la journée de travail avec pourquoi pas, des jeux ou quizz...Une manière de garder une équipe soudée, même à distance !

 

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